Ondanks dat tegenwoordig veel communicatie via e-mails verloopt, worden er nog steeds veel zakelijke brieven per post gestuurd. Dit is met name vanuit bedrijven. Daarom kan het handig zijn te weten hoe je zo’n brief nu schrijft. Hier zijn onze tips!

In dit artikel gaan we een aantal elementen langs waar een zakelijke brief aan moet voldoen en leggen we uit waar deze brieven voornamelijk voor gebruikt worden. Zakelijke brieven zijn handig voor vertrouwelijke informatie of formele afspraken en door deze te ondertekenen krijgt het ook rechtsgeldigheid.

Een aantal basiselementen staan in elke brief, namelijk:

– Afzender en geadresseerde
– Datum
– Onderwerp
– Aanhef
– Eigenlijke inhoud met afsluiting
– Slotgroet met afzendergegevens

Opbouw brief

Afzender

– Vaak wordt bij bedrijven gebruik gemaakt van briefpapier waarop de eigen adresgegevens al zijn voorgedrukt.

– Als de gegevens van de afzender niet voorgedrukt zijn, komen die vóór de gegevens van de geadresseerde. Daar vermeld je:

de (bedrijfs)naam
het volledige (post)adres
telefoonnummer
faxnummer (indien aanwezig)
e-mailadres (algemeen e-mailadres of dat van de briefschrijver)
websiteadres

Geadresseerde

– Na een witregel volgt het adres van de geadresseerde. Daar vermeld je:

de (bedrijfs)naam
de naam van de afdeling
de naam van de ontvanger (eventueel met T.a.v.)
het volledige (post)adres (tussen postcode en plaatsnaam staan twee spaties)
land

• Hier downloaden

Datum Na het adres volgt opnieuw een witregel en daaronder volgt de datum, met eventueel ook de plaatsnaam ervoor (Groningen, 16 november 2017).

Eventueel wordt dit nog gevolgd door het ‘kenmerk’.

Onderwerp Hierna volgt een regel met ‘Onderwerp:’ of ‘Betreft:’, waarna kort zonder hoofdletter het onderwerp van de brief wordt weergegeven.

Aanhef

– De aanspreking begint met een hoofdletter en erna volgt een komma.

– Vaak wordt ‘Geachte…,’ gebruikt.

– In de aanhef zet je geen titels of voorletters

– Vaak is het ‘Geachte heer/mevrouw’ of bijvoorbeeld ‘Geachte mevrouw Jansen’.

Eigenlijke inhoud met afsluiting Zorg dat de brieftekst een duidelijke indeling heeft met alinea’s die elkaar logisch opvolgen. De tekst wordt vaak afgesloten met ‘Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest’ of ‘Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’.

Slotgroet met afzendergegevens – Als slotgroet wordt ‘Met vriendelijke groet(en)’ het meest gebruikt. Hierna volgt een komma.

– Soms volgt er dan nog ‘namens’ en zijn er wat regels wit voor een handtekening.

– Erna volgt de voornaam en de achternaam van de persoon die tekent, eventueel gevolgd door de functie van de afzender.

– Bijlagen worden onderaan vermeld met een dubbele punt.

– Kopieën die aan derden worden verstuurd, worden vermeld achter het woord ‘Kopie:’

Hieronder volgt nog een voorbeeldbrief.

Een voorbeeld

Mr. Chadd BV

Lopendediep 5
9712 NV Groningen
Tel. 085-4015418
E-mail voorbeeld@mrchadd.nl
www.mrchadd.nl

Noordhoff Uitgevers Groningen
Mevrouw A.F. Verbruggen
Winschoterdiep 70A
9723 AB Groningen

Groningen, 16 augustus 2017

Uw kenmerk: 8364-01
Ons kenmerk: 110517/sm/O

Betreft: samenwerking Mr. Chadd en Noordhoff Uitgevers

Geachte mevrouw Verbruggen,

Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik bij deze een overzicht van onze afspraken met betrekking tot onze samenwerking.

In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht van onze afspraken.

Bij vragen kunt u met mij contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres of telefoonnummer.

Met vriendelijke groet,

Jan Janssen

hoofd Marketing

Bijlage: afsprakenlijst

Kopie aan: dhr. B. Derks

Andere bezoekers keken ook naar: Motivatiebrief schrijven: hoe doe je dat?

Leerlingen die hier vragen over hebben, keken ook naar:

Motivatiebrief schrijven

Tekstdoelen

Leesautobiografie